Besucherservice für Behörden, Messen und große Gebäude
Wo täglich viele Menschen ein Haus betreten, braucht es mehr als eine freundliche Begrüßung. Unser Besucherservice gibt Orientierung, setzt Ihre Regeln um, wer wohin darf, und behält Ausweise, Schlüssel und Fundsachen im Blick.
Für Häuser mit viel Publikumsverkehr
Behörden, Messen, Kultureinrichtungen und große Verwaltungs- oder Firmengebäude haben eines gemeinsam: Viele Besucher kennen sich nicht aus, und gleichzeitig gehen Mitarbeitende, Fremdfirmen und Lieferanten ein und aus. Mit unserem Besuchermanagement geben wir Orientierung und setzen Ihre Zugangsregeln am Eingang um.
Besucher anmelden und lenken
- Besucher strukturiert anmelden, registrieren und nach Ihren Vorgaben betreuen
- Anwesenheit von Mitarbeitenden, Fremdfirmen und Besuchern nach Ihren Sicherheitsstandards erfassen
- Auskünfte geben, Wege erklären und an die zuständige Stelle verweisen
- Anrufe annehmen und vermitteln
- Post und Pakete annehmen und verteilen, Taxis bestellen
So bleiben Infotheke und Eingang auch bei Andrang übersichtlich, und Ihre Fachbereiche werden seltener nach dem Weg gefragt. Welche Bereiche frei zugänglich sind und wer nur in Begleitung weiter darf, legen Sie fest. Unser Personal setzt diese Regeln am Eingang um.
Ausweise, Schlüssel und Fundsachen
Ein großer Teil der Arbeit läuft im Hintergrund. Wir bearbeiten Anträge auf Betriebsausweise, prüfen die Gültigkeit anhand der Daten, die Sie uns geben, und aktualisieren sie nach Ihren Vorgaben. Bei Schlüsseln dokumentieren wir Ausgabe und Rücknahme und gehen bei einem Verlust nach Ihrem Verfahren vor. Fundsachen nehmen wir an, erfassen sie und bearbeiten sie nach Ihrer innerbetrieblichen Verfahrensanweisung.
Im Notfall
Muss das Gebäude geräumt werden, übergeben wir auf Wunsch die Liste der angemeldeten und noch nicht abgemeldeten Besucher an Ihre Einsatzleitung oder an die Feuerwehr.
Abgrenzung zu Empfang und Aufsicht
Der Besucherservice ist auf Ordnung und Orientierung im Publikumsverkehr ausgelegt. Für den repräsentativen Empfang in einem Bürohaus sind unsere Empfangsdienste gedacht. Für die Aufsicht in Ausstellungsräumen und den Einlass bei Veranstaltungen gibt es unsere Aufsichts- und Veranstaltungsdienste.
Einsetzen können Sie uns dauerhaft oder für einzelne Tage, zum Beispiel während einer Messe. Wir weisen unser Personal in Ihr Haus und Ihre Abläufe ein und schulen es.
Für ein Angebot helfen uns Angaben zur Zahl der Besucher an einem normalen Tag, zu den Öffnungszeiten und zu den Aufgaben, die wir übernehmen sollen. Schreiben Sie uns über unsere Anfrage, wir melden uns mit einem Vorschlag zur Besetzung.
Welcher Dienst passt?
- Beim Empfangsdienst besetzen wir den Empfang in Unternehmen und Verwaltungen und kümmern uns um Besucher, Telefon, Post und Besprechungsräume.
- Beim Rezeptionsdienst besetzen wir Rezeptionen in Hotels, Pensionen, Wohnanlagen und Kliniken, auch abends und nachts.
- Beim Besucherservice geben wir Orientierung, wo viel Publikumsverkehr herrscht, etwa in Behörden, Messen und großen Gebäuden, und kümmern uns um Anmeldung, Ausweise und Fundsachen.
- Beim Pförtnerdienst ist die Pforte ein Sicherheitsposten: Wir kontrollieren Zutritt, Zufahrt und Lieferverkehr, verwalten Schlüssel und bearbeiten Alarmmeldungen.
Zertifizierung
- DIN 77200 (Stationärer Alarm-, Empfangs- und Kontrolldienst): WIKING Sicherheit und Service GmbH, Berlin
- DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement): WIKING Sicherheit und Service GmbH
Wo wir das anbieten
In Berlin, Brandenburg und Mecklenburg-Vorpommern, mit eigenen Kräften aus unseren Niederlassungen:
Begriffe zum Thema
Kurz erklärt in unserem Sicherheitsglossar:
Fragen zum Besucherservice
Ihre Frage ist nicht dabei? Der hilft weiter, oder Sie rufen uns an.
Für welche Häuser eignet sich der Besucherservice?
Für Gebäude mit viel Publikumsverkehr, etwa Behörden, Messen, Kultureinrichtungen und große Verwaltungs- oder Firmengebäude. Für einen kleineren Empfang im Büro sind unsere Empfangsdienste meist passender.
Wie gehen Sie mit den Daten der Besucher um?
Wir erfassen nur, was Sie vorgeben, und halten uns an Ihre Datenschutzregeln. Die Unterlagen bleiben bei Ihnen.
Können wir Sie nur für eine Messe oder Veranstaltung buchen?
Ja. Neben dauerhaften Einsätzen übernehmen wir auch einzelne Tage oder Wochen. Sprechen Sie uns mit Termin und erwartetem Andrang an.
Weitere Leistungen
Empfangsdienste
Wir besetzen den Empfang in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Verwaltung: Besucher, Telefon, Post und Besprechungsräume.
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Aufsichts- und Veranstaltungsdienste
Einlass, Besucherlenkung und Ordnungsdienst bei Veranstaltungen sowie Aufsicht in Museen, Ausstellungen und Bibliotheken.
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Pförtnerdienste
Unsere Pförtner kontrollieren Zutritt und Zufahrt an Ihrem Werks- oder Unternehmenstor, verwalten Schlüssel und reagieren auf Alarmmeldungen.
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