Empfangsdienste für Unternehmen und Verwaltung

Der Empfang als erste Anlaufstelle

Wer zu Ihnen kommt, steht zuerst am Empfang. Dort entscheidet sich, ob ein Termin entspannt beginnt oder mit Warten und Suchen. Unsere Empfangskräfte begrüßen Ihre Gäste, melden sie bei den Ansprechpartnern an und kümmern sich um sie, bis sie abgeholt werden.

Wir arbeiten in Bürogebäuden, Firmenzentralen und Verwaltungen. Auftreten, Begrüßung und Auskünfte richten wir nach Ihren Vorgaben aus. Die Abläufe stimmen wir vorab mit Ihnen ab, damit sich unser Personal in Ihre Organisation einfügt und Ihr Haus so vertritt, wie Sie es wünschen.

Was unsere Empfangskräfte übernehmen

Welche Aufgaben dazugehören, legen Sie fest. Häufig sind es diese:

• Besucher und Kunden begrüßen, anmelden und an die richtige Stelle weiterleiten
• Telefonate annehmen und nach Ihren Vorgaben weiterverbinden oder notieren
• Besucher so registrieren, wie es Ihre Sicherheitsrichtlinien vorsehen
• Post und Pakete annehmen und im Haus verteilen
• Besprechungs- und Konferenzräume buchen, vorbereiten und betreuen
• Auskünfte zu Ihrem Unternehmen, zu Veranstaltungen und zum Weg geben
• kleinere Verwaltungsaufgaben nach Absprache erledigen

Schlüssel und Zugangskarten geben wir auf Wunsch ebenfalls aus und dokumentieren die Ausgabe. Stehen die Kontrolle von Zutritt, Lieferverkehr und Fahrzeugen im Vordergrund, passen unsere Pförtnerdienste besser.

Dauerhaft oder als Vertretung

Sie können den Empfang dauerhaft an uns übergeben oder uns nur dann einsetzen, wenn Ihre eigenen Mitarbeitenden fehlen: im Urlaub nach Absprache, bei Krankheit nach Verfügbarkeit. Möglich sind einzelne Stunden ebenso wie eine feste Besetzung über den ganzen Arbeitstag.

Bei einer geplanten Vertretung lernen unsere Kräfte vorher Ihre Abläufe und Ansprechpartner kennen. So merken Ihre Besucher vom Wechsel möglichst wenig.

Personal und Schulung

Unsere Empfangskräfte kommen aus einem Sicherheitsunternehmen. Neben der Betreuung Ihrer Gäste achten sie darauf, wer sich im Eingangsbereich aufhält, und melden Auffälligkeiten an die Stelle, die Sie benennen. Vor dem ersten Dienst weisen wir sie in Ihre Abläufe, Ansprechpartner und Notfallregeln ein. Englischkenntnisse stimmen wir im Angebot mit Ihnen ab.

Für ein Angebot brauchen wir vor allem drei Angaben: an welchen Tagen und zu welchen Zeiten der Empfang besetzt sein soll, welche der oben genannten Aufgaben dazugehören und ob es um eine feste Besetzung oder eine Vertretung geht. Schreiben Sie uns über unsere Anfrage oder rufen Sie an. Wir melden uns mit einem Vorschlag, wie wir Ihren Empfang besetzen würden.

Welcher Dienst passt?

• Beim Empfangsdienst besetzen wir den Empfang in Unternehmen und Verwaltungen und kümmern uns um Besucher, Telefon, Post und Besprechungsräume.
• Beim Rezeptionsdienst besetzen wir Rezeptionen in Hotels, Pensionen, Wohnanlagen und Kliniken, auch abends und nachts.
• Beim Besucherservice geben wir Orientierung, wo viel Publikumsverkehr herrscht, etwa in Behörden, Messen und großen Gebäuden, und kümmern uns um Anmeldung, Ausweise und Fundsachen.
• Beim Pförtnerdienst ist die Pforte ein Sicherheitsposten: Wir kontrollieren Zutritt, Zufahrt und Lieferverkehr, verwalten Schlüssel und bearbeiten Alarmmeldungen.

Zertifizierung

• DIN 77200 (Stationärer Alarm-, Empfangs- und Kontrolldienst): WIKING Sicherheit und Service GmbH, Berlin
• DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement): WIKING Sicherheit und Service GmbH

Alle Zertifikate

Wo wir das anbieten

In Berlin, Brandenburg und Mecklenburg-Vorpommern, mit eigenen Kräften aus unseren Niederlassungen:

• Berlin
• Fredersdorf-Vogelsdorf
• Beeskow
• Schwerin
• Güstrow

Begriffe zum Thema

Kurz erklärt in unserem Sicherheitsglossar:

• Empfangsdienst
• Besucherservice
• Zutrittskontrolle